S&OP - Sales and operations
הכוונה היא לתהליך ישור קו ארגוני ותאום בין צורכי הלקוחות ותחזיות המכירה שניתנים מגופי המכירות/שיווק מחד לבין גופי התפעול שאמור לממש את המכירה והאספקה ללקוח במועד הרצוי. התהליך מייצר פלטפורמה לתאום וסנכרון פנים ארגוני בין תכנון המכירות, תכנון הייצור, תכנון המלאי, תוכנית התקציב, תוכנית פיתוח מוצרים חדשים, תוכנית השקעה באמצעים ועוד. על מנת ליישם תהליך של S&OP יש להקים צוות S&OP המורכב מנציגים של כל הגופים הרוונטיים. יש להגדיר שגרות לניהול התהליך, מפגש בתדירות קבועה (אחת לשבוע- חודש) בו הצוות דן בפערים בין צורכי המכירות לבין היכולת של התפעול לעמוד בהן - ובסופו של דבר מתכנסים לתוכנית מקובלת על כל הצדדים וכולם מתחייבים להתאים עצמם אליה. מהם האתגרים העומדים בתהליך יישום S&OP 1.בניית בסיס נתונים אחד בשפה אחידה כאשר הכספים מדבר במונחים כספיים והתפעול במונחי כמויות מוצרים יש וכל אחד מגיע עם נתונים מסוג אחר, קשה לקדם סנכרון בין הגורמים והסכמה על הצרכים והביצועים. ולכן יש צורך לייצר בסיס נתונים מוסכם עליו מתבססים כל שותפי ה S&OP.
2.ניהול תחזית תחזיות איכותית היא תנאי הכרחי להצלחת הארגון ליישום הS&OP כיוון שכל תכלית התהליך הוא לכוון את פעולות הארגון בהתאם לתחזית ומול מטרות הארגון. התחזית והפער בין התחזית לתוכנית העסקית של הארגון, משמשת את צוות ה S&OP להבין אילו פעולות יש צריך לבצע כדי לעמוד ביעדים. 3.רוטינה של התאמת תוכניות כתוצאה מהחלטות S&OP על השותפים בתהליך לצאת לפעולה ולבצע התאמות בתוכניות שבאחריותם. המכירות/שיווק לבצע התאמות בתוכניות המכירות, על הייצור לבצע התאמות בתוכנית הייצור ולשנות תעדופים לשנות תוכנית הקצאת שאבים ועוד. 4.פלטפורמה מחשובית לעבודת הצוות ה S&OP יש צורך בפלטפורמה ממוחשבת שתציג את כלל התוכניות הארגוניות שיש לסנכרון בניהן. (כשהן מתעדכנות בזמן אמת). פלטפורמה זאת היא גם "מגרש המשחקים" של צוות ה S&OP ובה ניתן יהיה לבצע ניתוחי רגישות של שינויים בתוכניות ולקבל תוצאה של השפעת השינוי על העמידה ביעדים. כל תהליך הקלט לפלטפורמה והפלט ממנה צריך להיות כמה שיותר אוטומטי ולא להצריך עבודה אנושית סיזיפית. כיום ישנם כלים ייעודיים המאפשרים לנהל את נתוני ה S&OP בצורה ממוחשבת ואוטומטית אך, יישום תהליך S&OP אינו אומר בהכרח רכישה של מערכת מידע נוספת. ניתן ליישם את התהליך בעזרת התאמות מערכת ERP הקיימת בארגון. ארגון שישכיל לנהל בהצלחה תהליך - S&OP יצליח לעמוד ביעדיו ולשפר באופן מתמיד את ביצועיו.
Case Study
בחברת שטראוס בתחום החלביים יישמתי:
הקמת בסיס נתונים אחד בשפה אחידה בין תפ"י, ייצור, רכש, נציג מועצת החלב, נציג הרפתנים.
אופיינה והוקמה מערכת יעודית ממוחשבת לעבודת המתכנן ותצוגת תוכניות והשלכות לדיון בפורום ה S&OP , המערכת אף זכתה בפרס ארגוני על חדשנות פורצת דרך
שיפור תחזית אספקת חלב
תוצאה:
ב 2012 תהליך חוותה שטראוס משבר של אי יכולת לעמוד בביקושים למוצרי חלב מחוסר בחלב כחומר גלם. בגלל שכל גורם התנהל עם נתוניו ובשפתו והגופים לא היו מסוכרנים - הארגון לא ראה את המשבר בא, וגם היה לו קשה לצאת ממנו.
כתוצאה מהנ"ל החליטה שטראוס על יישום תהליך S&OP יישום התהליך והכלים הממוחשבים שטראוס לא מצאה את עצמה שוב מופתעת לא ערוכה לשינויים התמודדות עם ירידה בכניסות חלב.