ב 2020 בגל הקורונה הראשונה שמשתי כיועצת לחברה מובילה המשווקת ציוד משרדי.
כשרב התעשייה התמקדה בחיפוש דרכים להיחלץ מהמשבר, מנכ"ל אותה חברה, ייזם צעיר ונמרץ, הראה בהפוגה שהייתה נחלת המגיפה הזדמנות. הזדמנות ליישם שינויים ושיפורים שבימי שיגרה עמוסים מורכב ליישם. אחד הנושאים שאתגרו את החברה היה נושא ניהול המלאי.
על תכנון ההצטיידות והרכש היה אמון אורן (שם האמיתי שמור במערכת).
החברה הצטיידה בחלק מהפרטים למלאי (to stock) וחלק מהמוצרים נרכשו בעקבות ועבור הזמנה לקוח ( (to order . אנשי המכירות של החברה היו צובאים על פתח דלתו של אורן בניסיון לברר למה ההזמנה של הלקוח שלם לא סופקה במלואה, האם בכלל הכיסא שהזמין הוזמן מהספק ומתי יתקבל.
ואורן מצידו עשה מאמצים לבדוק מול ספקים מתי תתקבל הסחורה, לכבות את השריפות של איחורים באספקה ללקוחות, ולהישאר שפוי תחת הלחץ. וכן גם למצוא כמה דקות לבצע בקרה על רמות המלאי הקיים ולהוציא הזמנות רכש.
למרות החוסר התמידי במוצרים במלאי, המחסן היה מפוצץ ועלה על גדותיו. אנשי הלוגיסטיקה הצטרפו לתור מחוץ לחדרו של אורן טוענים שאינם יכולים לעבוד בצפיפות הקיימת, שהסחורה מגיעה בכמויות עודפות וגדולות ממה שנדרש. בלב הזה אורן גם היה צרי למצוא זמן בתוך הכאוס להגיע לחדרו של המנכ"ל ולתת תשובות....
המצב היה בכי רע, המנכ"ל ביקש את עזרתי והציב נושא המלאי כנושא בעדיפות ראשונה לטיפול.
כלל הפריטים שהחברה שיווק הינם מוצרי Buy Items, מוצרים שהיא רכשה מיצרנים ויבואנים ושיווקה ללקוחות עסקיים בכל רחבי הארץ. שיטת ההצטיידות שהייתה בשימוש שבחברה הייתה השיטה הרווחת ברב החברות בישראל, מערכת המידע הייתה מוציאה התראות לקניין כשכמות היחידות במלאי הגיע לערך שהוגדר במערכת כמלאי ביטחון. למה דווקא ערך זה? מי הגדיר אותו? מתי הוגדר?האם הערך שהוגדר על ידי מישהו מתישהו בהיסטוריה תואם את הצרכים של החברה היום? וכשמתקבלת התראה שיש להזמין האם האחראי על הזמנות הרכש מזמין את הכמות הנכונה לחברה?
אם התהליך והשאלות לצידו נשמעים לכם מוכרים, אתם לא לבד, רבות החברות בארץ המבססות את תהליך עיתוד המלאי על התשתית שקיימת מערכות ERP הנפוצות בארץ - פריורטי ו sap B1 ועוד. תשתית זו אינה תואמת את נוסחאות ושיטת ההצטיידות של המודל EOQ, או שיני מסור, או כמו שאני אוהבת לקרוא לא מודל MIN-MAX. ונראה מפתחי המערוכת היו חסרים בידע מקצועי בתחום עיתוד מלאי.
על מנת לסייע ללקוחותיי ליישם במערכת המידע שלהם למזלי תשתית מבוססת מודל הצטיידות הנדסי אני רותמת את השכלתי כמהנדסת תעשיה וניהול, הידע שלי בניתוח מערוכת מידע, וניסיוני בעיתוד מלאי. וכן עשיתי עבור אותה חברה המשווקת ציוד משרדי.
יישמתי את נוסחאות מודל MIN-MAX במערכת המידע. עקרונות המודל:
הקמנו במערכת המידע שדות שיכולו את נתונים שהינם הפרמטרים של המודל:
תחזית צריכה, Lead time ספק, מלאי ביטחון, מלאי מינימום, מלאי מקסימום.
יישמנו בשדות אלו נוסחאות האקדמיות לחישוב כל אחד מהפרמטרים עבור כל פריט ופריט, הערכים בשדות מתעדכנים אוטומטית באופן דינאמי כשהצריכה משתנה.
ויישמנו מנגנון שכאשר רמת המלאי יורדת מתחת לערך מלאי מינימום, אז יוצאת אוטומטית דרישת רכש להשלמת המלאי לערך מלאי מקסימום.
את הטמעת מודל MIN-MAX במערכת המידע של הארגון ( sap B1במקרה זה) סימנו ליישם בסוף הגל הראשון של הקורונה. החוסרים התמעטו והלכו, רמות המלאי במחסן ירדו, ותור מול חדרו של אורן נעלם כלא היה...
בגל הקורונה השני, ובשל ירידה דרסטית בפעילות, החליט המנכ"ל להוציא כמה שיותר עובדים לחל"ת ולשמר רק מצבת כ"א מינימאלית על מנת לתת מענה לזרם ההזמנות הדליל שעדין התקבל. המנגנון עיתוד מלאי והפקת דרישות הרכש האוטומטיות כבר היה יציב "ושעה את העבודה". ואורן שעד לפני זמן קצר הארגון היה תלוי בו , וגם קצת רצה לתלות אותו....(סתם בצחוק) שוחרר לחל"ת. מנגנון ההצטיידות האוטומטי עבד בצורה אוטונומית מבוקר ע"י אחד המנהלים.... אז זהו סיפור על חברה שהחליטה לנצל את הגל הראשון להתיעלות, וקטפה את הפירות כבר בגל השני....