היום יותר מתמיד לקוחות וספקים נכונים לתקשר באמצעים דיגיטאליים כאשר התהליך הופך ליעיל רזה ונותן ערך מוסף והממשק ידידותי. הדבר מזכיר את המעבר שעשתה האנושות מהגשה לבופה – בהתחלה זה היה נחשב לא שירותי לתת לאנשים באירוע לעמוד עם צלחת בתור לבופה, אבל זה אפשר לבאי האירוע גמישות וייתר את התלות בזמינות המלצר מאחר וזה גם הוזיל עלויות למארחים – כך שזה תפס וחזק.
בפורטל ניתן ליישם מחנות מכוונת, אך בעיקר בעסקים שמוכרים לעסקים (BTB ) השימוש בו יכול להיות רחב הרבה יותר.
הפונקציונאליות של פורטל לקוחות:
ניהול ומעקב אחר הזמנה
ניהול ומעקב אחת תהליך החזרות
העברת מידע ללקוח (מידע שיווקי, מסמכי לקוח, טפסים)
העלאה וצילום מסמכים, חתימה דיגיטאלית
הדרכות
תזכורות, מידע בדחיפה
הפונקציונאליות של פורטל ספקים:
עדכונים מצד הספק (מחירונים, מלאים, קטלוג מוצרים, סטאטוס אספקת הזמנת רכש)
התממשקות המידע מהפורטל למערכת המידע הארגונית
ארכוב מסמכים באופן נגיש לספק ולארגון (הסכמים, חשבוניות, הזמנות)
חסכון והחזר השקעה
הפורטל מייתר ניירת, אירכוב והתעסקות אדמיניסטרטיבית. המידע נשמר מתועד וקל לשליפה בעתיד הן ללקוח והן לחברה מספקת השירות.
פורטל יכול לחסוך כ- 20%-60% מעלויות תפעול ע"י מערך שירות אנושי נטו. הצורך במחלקת שירות לקוחות אינו מתבטל אך הוא יכול בעזרת פורטל להפוך רזה ויעל יותר.
עלות ההקמה אינה גבוהה וההשקעה מחזירה את עצמה תוך זמן קצר תוך שיפור משמעותי באיכות השירות ללקוח וחסכון במשאבי החברה.
תהליך היישום
תהליך יישום פורטל בעסק הינו די פשוט אפיון צרכים בעזרת יועץ תהליכים
אפיון מפורט של ממשק משתמש וממשק למערכת המידע הארגונית
בחירת ספק להקמת הפורטל
פיתוח, בדיקות, הדרכות משתמשים
תקשור והשקה
הגישה לפורטלים אפשרית מחשב נייד נייח סלולרי טאבלט...
ממשק למערכת המידע הארגונית
הפורטל מתממשק עם המערכת המידע הארגונית - מקבל ממנה נתונים (לדוגמא: פרטי לקוח), ומחזיר לה נתונים (לדוגמא פרטי הזמנה שמבצע הלקוח) – ההתממשקות היא עניין טכני פשוט שייסגר בין בית התוכנה שיבחר להקים את פורטל הלקוחות לבין בית התוכנה של מערכת המידע הארגונית (ERP).
מנגנון שליחת SMS אוטומטיים
מערכת הפורטל בשילוב מערכת המידע הארגונית מכילים יחד את בסיס הנתונים שמתעדכן בזמן אמת ועל פיו. ארגון יכול לבחור לשלב מערכת לשליחת SMS ללקוחות/ספקים שתתממשק עם הפורטל ותשלח מסרונים ללקוחות בנקודות שיגדיר הארגון, למשל: כאשר משלוח יוצא לדרך, כאשר הזמנה נמסרה ללקוח ...
Case Study
בחברת משתלות פרת שספקיה הם מגדלי צמחים ולקוחותיה משתלות וחניות יישמנו:
פורטל שהינו זירת מסחר בה המגדלים (ספקים) מעדכנים את המלאים שלהם, וחנויות (הלקוחות) מבצעות הזמנות בהתאם למלאי שהמגדלים דיווחו בפורטל
הפורטל מתממשק עם מערכת הERP פריורטי.
הפורטל מציג מידע שיווקי על מבצעים וצמחים חדשים
הפורטל מציג ללקוח נתוני הזמנות שלו, חשבוניות, יתרת חוב באזור האישי
התוצאה:
חסכון של 60% במשאבי אדם לתפעול תהליכי מכירה ושירות ורכש.
החזר השקעה תוך 4 חודשים.
גידול במכירות כי המשאבים האדמיניסטרטביים הופנו לשיווק ופיתוח עיסקי.